Для участі у грантовій програмі й отримання необхідних для розв’язання певної проблеми засобів недостатньо лише знайти потрібного грантодавця. Вирішальною умовою є правильність і повнота підготовки відповідної проєктної заявки, згідно із вимогами грантового конкурсу. Важливою частиною заявки є бюджет, який потрібно подавати разом з описом майбутнього проєкту. Які основні правила написання бюджету для проєктної заявки, найпоширеніші помилки та заборонені статті – про все це розповіла Олександра Гліжинська, виконавча директорка Інституту «Республіка», співзасновниця Всеукраїнської ініціативи «Активна Громада», коуч на вебінарі: “Як правильно написати бюджет для проєктної заявки”.

Основні правила, якими варто керуватись під час написання бюджету до проєктної заявки:

1. Бюджет має відповідати вимогам донора. Вимоги можна подивитися в описі заявки.

2. Бюджет має відповідати активностям проєкту. Потрібно все деталізувати і розписати: всі активності, заходи, події мають бути відображені в бюджеті. Зазначити, чи це онлайн, чи офлайн заходи. Поставити себе на позицію донора і запитати: чи вигідно вам було б за це платити?

3. Перед тим, як приступити до написання бюджету, ви маєте добре вивчити ринок, подивитися, скільки коштують ті чи інші послуги.

4. Прописати оплату праці персоналу, який буде залучений до реалізації проєкту. Зазвичай, оплата праці всього персоналу проєкту не має перевищувати 30 відсотків від загальної суми бюджету. Якщо відсоток трохи більший (наприклад, 35 відсотків) – це не критично. Перед тим, як прописувати суму оплати праці того чи іншого фахівця, важливо дослідити, яка середньостатистична сума оплати праці на ринку. Є ще контрактні послуги, наприклад, оплата аналітикам. Основне – бюджет має бути зваженим. Донор має бачити, що бюджет реалістичний і значна частина витрат стосується не тільки оплати праці, а й діяльності проєкту.

5. Найбільша стаття витрат має бути на вашу безпосередню діяльність.

6. Не варто ставити найнижчий поріг суми оплати послуг чи заробітної платні – в разі змін в країні, курсу долара тощо суми можуть підвищитися і це може викликати додаткові незручності. Краще ставити ціни за послуги трошки вище за нижній поріг.

7. Часто можна робити “перекидку” бюджету в межах 10 відсотків між статтями витрат вже під час реалізації проєкту. Але це не стосується статті «оплата праці». Ця стаття є сталою. Якщо керівник проєкту або інші співробітників, які будуть залучені до реалізації, не будуть працювати повний робочий день – можна зазначити навантаження, наприклад, 50 відсотків часу.

8. В бюджет можна закласти курс іноземної валюти, трохи вищий, ніж є на цей момент. Це дає певний люфт і убезпечує від можливих ризиків. 

9. Ризики, які потрібно враховувати при написанні бюджету, це – коливання курсу валют. Якщо ви розумієте, що ви не вписуєтесь в певну суму через те, що курс сильно змінився за час реалізації проєкту, можна домовитися з підрядниками про невелику знижку.

 Розподіл фінансів та можливі статті бюджету

1. Оплата праці. Мають бути прописані всі люди, які будуть працювати над проєктом.

2. Податки. Варто прописувати тільки для найманих працівників. Всі інші випадки (ФОП) – достатньо просто зазначити загальну суму. В цю суму входить і сама оплата послуг, і податки.

3. Контрактні послуги: PR, юридичні послуги, аналітики, IT-послуги тощо.

4. Обладнання та канцтовари. Якщо у вас річний проєкт, ви можете однією зі статей проєкту прописати ноутбук або проєктор. Але ви маєте добре описати, для чого вам це обладнання в межах проєкту і що ви будете робити з цим обладнанням після його завершення. Є гранти, які стосуються розвитку організації. В них можна прописувати обладнання. Але таких грантів небагато. В канцтовари може входити зарядка картриджів для принтера, папір, маркери тощо.

5. Комунікації. Це може бути, наприклад, оплата послуг пошти.

6. Проєктні активності – найбільша стаття витрат. Прописати почергово все, що планується проводити в межах проєкту. Наприклад: локальні заходи в регіонах. Тоді необхідно зазначити харчування, проїзд та проживання учасників.

7. Банківські витрати. При перерахуванні коштів йде певна сума на комісію. Її можна уточнити у своєму банку.

Заборонені статті витрат:

1. Закордонні поїздки. Але це не стосується проєктів, які зав’язані на міжнародній співпраці.

2. Алкоголь.

3. Будівництво, якщо це не дозволено умовами конкурсу. Виключенням може бути окремий грант, який стосується благоустрою.

4. Витрати на подарунки. Нагороди, призи за перемоги в конкурсах – це не можна прописувати в бюджеті. Але ви можете прописати витрати на друк сертифікатів тощо. Окремою статтею подарунки прописувати не можна.

5. Бензин, якщо це не дозволено умовами конкурсу. Більшість донорів цю статтю витрат не підтримують. Однак, можна прописувати витрати на квитки на потяги чи автобуси.

6. Реклама, якщо це не прописано умовами конкурсу. Ви не можете платити ЗМІ за розміщення матеріалів. Соціальні мережі варто розвивати теж самостійно, не завжди донори підтримують таргетовану рекламу. Ви можете цю суму закладати в зарплату піарника, який витрачатиме її на рекламу. Борди і сітілайти донори теж не завжди погоджують. Це або робите безкоштовно, або взагалі не включаєте цю статтю витрат в бюджет.

7. Підтримка терористичної діяльності.

Власний внесок організації

Якщо у вашої організації є частина коштів на певну діяльність, ви можете це вносити в окремий стовпчик витрат. Це “Кошти з інших джерел”, які забезпечує сама організація (наприклад, оренда офісу). Плюс – кошти, які надає конкретний донор. Тоді, в загальній сумі витрат донор бачить, скільки відсотків ви закриваєте самостійно.

Довідка. Вебінари відбуваються в рамках проекту «Задай Курс Владі», що підтримується Національним Демократичним Інститутом (NDI).

Примітка. Місія «Активної Громади»: досягнути добробуту через демократичний розвиток громад України. Мета на 2025 рік: активізувати та залучити щонайменше 1% громадян до участі у прийнятті рішень та просуванні реформ в Україні на системній основі для добробуту в громадах України. Ініціатива створена в межах діяльності Інституту «Республіка». Ми працюємо задля підвищення свідомої активності громадян.