ГО «Інститут “Республіка”» оголошує конкурс з відбору готелю для проведення всеукраїнського форуму “Партнерство для кращого майбутнього: відновлення та стратегічний розвиток громад”

Для проведення Форуму Громадська Організація шукає готель, який зможе забезпечити якісну організацію та проведення Форуму на високому рівні.

Дати проведення:

10-11 грудня 2026 року 

Місто проведення :

Київ

Кваліфікаційні вимоги до постачальника:

Офіційна державна реєстрація суб’єкта господарювання (юридична особа або ФОП).

Наявність відповідних видів економічної діяльності (КВЕДів) для надання послуг з проживання, харчування та оренди конференц-залів.

Досвід надання аналогічних послуг (проведення конференцій, тренінгів, шкіл тощо).

Деталізовані вимоги до послуг:

1. Проживання:

Загальна кількість осіб: 70 осіб

Одномісні номери (Single):

Двомісні та тримісні номери (Double/Twin/Triple з окремими ліжками):

Додатково: Можливість раннього поселення та пізнього виїзду за попереднім узгодженням.

2. Конференц-сервіс:

Кількість залів: 1 конференц-зал який вміщує мінімум 100 осіб 

Графік доступності: зали мають бути повністю доступні для використання протягом усього робочого дня (з 08:30 до 19:00).

Формат розсадки: амфітеатр зі стільцями для комфортної участі.

Технічне та презентаційне обладнання: ноутбук, два екрани, чотири мікрофони, обладнання для синхронного перекладу, гарнітура 

3. Харчування:

Розраховано на 100 осіб на добу:

3-разове харчування (сніданок, обід, вечеря);

2 кава-паузи щодня.

4. Безпека, доступність та дотримання норм:

Наявність облаштованого укриття / бомбосховища на випадок повітряної тривоги, розрахованого щонайменше на 100 осіб.

Безбар’єрний простір (наявність пандусів, ліфтів, ширших дверних отворів, спеціально облаштованих санвузлів тощо).

Дотримання вимог безпеки: суворе дотримання правил пожежної безпеки, стандартів цивільного захисту та санітарно-гігієнічних норм.

Склад тендерної пропозиції (перелік документів):

Заповнена та підписана цінова (комерційна) пропозиція, що включає деталізований розрахунок:

вартості проживання 70 осіб (із деталізацією вартості по типах номерів);

вартості 3-разового харчування та 2 кава-пауз на 1 особу / 100 осіб на день;

вартості оренди 1 конференц-залу за день;

Копія виписки/витягу з Єдиного державного реєстру (ЄДР) із зазначенням КВЕДів.

Документ про статус платника податків (витяг з реєстру платників ПДВ або платників єдиного податку).

Підтвердження наявності досвіду (зазначте наявність або відсутність аналогічного досвіду або надайте лист-рекомендацію від організацій замовників аналогічних послуг).

Інформація про наявність укриття та стан дотримання правил пожежної безпеки.

Порядок розгляду та оцінки пропозицій:

Первинний відбір: перевірка відповідності учасників кваліфікаційним вимогам та наявності повного пакету документів.

Критерії оцінки:

Відповідність технічним вимогам та вимогам безпеки (укриття, пожежна безпека, доступність);

Ціновий критерій (найкраще співвідношення ціни та якості наданих послуг проживання);

Ціновий критерій (найкраще співвідношення ціни та якості наданих послуг харчування);

Наявність попереднього досвіду.

Уточнення: Організатор залишає за собою право звертатися до учасників із запитом щодо уточнення наданої інформації чи коригування окремих умов пропозиції.

Оголошення результатів:

Усі учасники будуть повідомлені про результати тендеру електронною поштою протягом 5 робочих днів після завершення терміну подання заявок.

Подача документів:

Термін подання заявок: до 12 листопада включно, до 23:59.

Електронні адреси для надсилання:

Institute.Respublica@gmail.com

office@inrespublica.org.ua

Тема листа: «Комерційна пропозиція на проведення Форуму Готель “Назва готелю”».

Звертаємо Вашу увагу:

Комерційна пропозиція розглядатиметься лише за умови надання повного пакету документів.

Учасники зобов’язані повідомити про наявність реального або потенційного конфлікту інтересів. Неповідомлення про такий конфлікт може бути підставою для відхилення пропозиції.

Подання пропозиції означає згоду на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних»