Як правильно готувати й готуватися до фінансової звітності, на що  звертати увагу і яких штампів  позбутися, щоб якісно та легко прозвітувати й залишити задоволеними й себе, й донора та загалом про можливості забезпечення фінансової звітності вашої громадської організації говорили з Юлією Журик, головною бухгалтеркою Інституту «Республіка» та ВІ «Активна Громада» на вебінарі: “Фінансова звітність ГО: якісно та легко”.

«До того, як почати витрачати кошти, ти маєш знати, як звітувати.

Якщо ми на початку бачимо, що ми маємо дати донору в процесі роботи і в кінці – нам набагато легше працювати», – зазначила Юлія.

Чому важливо готувати звіт до початку проєкту?

Це дасть вам можливість попередити небажані витрати, відразу формувати весь необхідний пакет документів, допоможе краще зрозуміти вимоги щодо фін.звіту. додасть вам впевненості та легкості в роботі.

Умовні етапи роботи над звітом:

1. Підготовка до комунікації

–   Заочне знайомство. Знайдіть в інтернеті інформацію щодо вимог донора, які стосуються фінансової частини. Це дуже спростить процес обговорення звіту, а в очах донора ви будете виглядати більш серйозною і відповідальною людиною.

–   Поцікавтеся в колег, можливо вони мали досвід роботи з цим грантодавцем і можуть проконсультувати вас в частині фінансового звіту.

–   Попросіть пакет звітних документів, ознайомтеся з ним та підготуйте питання, які вас цікавлять, до зустрічі.

2. Комунікація з донором

–   В першу чергу, необхідно уважно слухати, уточнювати все, що незрозуміло.

–   Проговорюйте всі деталі, і незрозумілі моменти.

–     Завжди готуйте інформацію.

–   Визначте відповідальних. Запитуйте, до кого ви можете звернутися, якщо у вас виникнуть питання в ході проєкту.

3. Підготовка до звітування

1. Створіть своє робоче поле

–   Це те місце, де ви контролюєте і плануєте всі витрати, ведете облік та готуєте звіти. Можна працювати в Exel

Короткий приклад ведення бюджету:

Максимально розмежовуйте проєкти, які реалізовує ваша організація. Це дасть можливість уникнути плутанини.

2. Внесіть дані у звітні видатки

Зазвичай, це номер договору, період гранту, період звітування, контактні дані грантодавця і грантоотримувача. Краще це зробити заздалегідь.

Створюйте під кожен проєкт окрему папку, упорядковуйте та систематизуйте всю інформацію по фінансовій звітності.

Звітування

1. Звірка всіх витрати і залишків

2. Розрахунок середнього курсу. Зазвичай, табличку для розрахунку середнього курсу надають і пояснюють донори.

3. Внесення даних у звітні таблиці. Починаємо з таблиць, де прописується кожен платіж і рухаємося до більш узагальнених. Приступати до наступної таблиці краще, коли вже закінчили з попередньою.

Приклад:

Не старайтесь всі звітні таблиці заповнювати паралельно, тому що кожна таблиця має свою специфіку, переключаючись з однієї на іншу можна заплутатися і допустити помилку.

4. Формування паперового пакету документів.  Формуючи  паперову частину звіту пам’ятайте, що всі документи повинні мати логіку розташування (розрахунок середнього курсу, звітні таблиці, банківська виписка, пронумеровані відповідно звітних таблиць копії всіх документів по оплатам. Завжди робіть титульну сторінку з інформацією, хто кому по якому проєкту і за який період звітує.

 Довідка. Вебінари відбуваються в рамках проєкту “Задай Курс Владі”, що підтримується Національним Демократичним Інститутом (NDI).Примітка. Місія “Активної Громади”: досягнути добробуту через демократичний розвиток громад України. Мета на 2025 рік: активізувати та залучити щонайменше 1% громадян до участі у прийнятті рішень та просуванні реформ в Україні на системній основі для добробуту в громадах України. Ініціатива створена в межах діяльності Інституту “Республіка”. Ми працюємо задля підвищення свідомої активності громадян.