Хочете написати успішний проєкт, та не знаєте, з чого почати? Перед тим, як приступати до написання проєкту, важливо добре підготуватися: проаналізувати спроможності грантера, які заявки донор підтримував раніше, на що він більше орієнтується у своїй діяльності. Це дасть змогу визначити підхід до співпраці і значно спростить роботу над написанням проєктної заявки.

Тож, співзасновниця ВІ «Активна Громада» Олександа Гліжинська радить перед тим, як починати роботу над написанням проєкту, відповісти для себе на кілька питань.

Який ключовий напрям організації?  Місія? Цілі? Стратегія?

Вибудовуйте вашу роботу таким чином, щоб вона була спрямована на вашу місію, на ваші цілі.

Який у вас досвід?

Ви маєте чітко розуміти, який у вас досвід: чи ви вчора зареєструвалися, як організація, але у вас була якась ініціативна група, ви піднімали важливі для вашої громади питання чи мали особистий досвід, як лідер. Або ж у вас організація, яка працює 3-5 років. Це теж дуже впливає на вашу комунікацію з потенційними партнерами.

Хто вас готовий підтримати?

Потрібно визначити для себе, які зовнішні організації, це необов’язково мають бути донорські організації, готові вас підтримати. Ще важливо, чи є організації, які готові надати вам рекомендації. Інколи, коли ви подаєте проєкт, донор може попросити вас надати певні рекомендації.

Чи є у вас грантовий досвід?

Є організації і активісти, які створюють організацію і хочуть одразу мати на рахунках сотні тисяч доларів чи євро. Цього треба прагнути, але будьте готові до того, що ваша підтримка буде зростати поетапно.

Як ви інформуєте про свою діяльність? Як заявляєте про себе?

Багато хто недооцінює важливість інформаційної складової, думає: а що я буду писати про свої успіхи, і так всі знають, який я молодець! Насправді, у вас має бути якісний піар, який базується на вашій діяльності, на ваших успіхах. Дуже важливо системно інформувати і вашу аудиторію, і донорів про те, чим ви займаєтесь, яких успіхів досягли. Піар якраз формує довіру до вас. Ми довіряємо тим, кого ми добре знаємо. Тому, коли ми інформуємо про те, як ми працюємо, про всю нашу діяльність і донорів, в тому числі, вам партнери починають більше довіряти. Значно більше шансів отримати кошти тій організації, яка системно займається піаром. Важливо писати про себе правдиву інформацію, не видавати бажане за дійсність. Донори досліджують ситуацію, спілкуються один з одним, запитують про організації. Вони можуть перевірити, як працює ваша організація.

Чи знають вже донори про вас?

«Щоб щось мати, треба кимось бути і щось робити». Сократ.

Донори шукають надійних партнерів. Це серйозний аргумент для співпраці з вами. Треба вдосконалювати свої навички кожного дня.

Які бувають види донорів?

1. Міжнародні донори, посольства

2. Українські приватні та державні фонди

3. Бізнес

4. Люди

Як працювати з донорами

1. Зробити базу донорів, які мають спільну з вами мету, цілі. Проаналізувати, як часто донори подають заявки, які заявки вони підтримували раніше. База має бути з контактами. Інформація є на сайтах донорів.

2. Підготувати короткий опис вашої організації та ваших проєктів (коротка презентація з фото та/або 1 А4 тексту). В залежності від того, який у вас досвід, це може бути презентація з описом результатів. Презентація має бути короткою. Донори фокусують свою увагу на конкретиці. Як перевірити, чи вашапрезентація зрозуміла? Надішліть її людям, які не до кінця знають, чим ви займаєтесь і попросіть у них зворотній зв’язок. Концепт має бути орієнтовно на одну сторінку. Цього буде достатньо.

3. Контактувати з донорами.

Як це робити?

– Надіслати лист донору, розповісти про себе, зазначити, що цілі вашої організації і ваші співпадають. Запропонувати зустрітися і прикріпити до листа опис вашої організації. Можна наступного дня перетелефонувати донору і уточнити, чи все зрозуміло і уточнити щодо зустрічі. На зустрічі варто говорити про ваш досвід і плани на найближчий час.

– Відслідковувати події, на яких є донори, які є у вашій базі. Спробуйте брати участь у цих подіях, знайомитися з донорами і обмінюватися контактами. Потренуйтеся: що ви можете сказати про вашу організацію за 1-3 хв, щоб зацікавити донора.

– Важливий посил. Ви маєте абсолютно вірити в вашу ідею. Донор має відчувати, що ви надійний партнер. Коли ви підходите до донора, варто справити хороше враження, подолати всі психологічні бар’єри, треба бути впевненим.

– Відслідковувати і брати участь у конкурсах. Донори часто оголошують конкурси, які можна відслідковувати часто на сайті «Гурт» або на сайтах донорів.

5. Напрацьовувати грантову історію.  Варто починати з будь-яких грантів. Далі ви можете нарощувати ваше фінансування. Якщо у вас починається співпраця з якимось донором, варто питати у них поради. Вони вам допоможуть, бо самі зацікавлені в сталості вашої організації.

6. Запрошувати донорів на ваші події. У вас буде розвиватися довіра, контакти.

Типова структура заявки

  1. Проблема. Вона має бути прописана одним реченням. Це те, що треба вирішити.
  2. Актуальність. Опис, чому ваша проблема важлива і потребує вирішення. Базовий опис ситуації. Причини проблеми, що породило цю проблему. Підкрипити статистичними даними ситуацію, яку ви визначаєте, як проблемну. Статистика допомагає показати, що проблема не видумана, а реальна. Півсторінки-сторінка – цього буде достатньо для опису.
  3. Мета формулюється з проблеми. Чітко, одним реченням.
  4. Задачі та методи їх досягнення. Задачі відповідають або за певні етапи проекту, або за певні сфери. Задач має бути не більше 5-ти. Нормальна кількість задач – це 3-4. Вони менш глобальні, ніж мета, але більш глобальні, ніж методи.
  5. План. Показати конкретні строки: який крок кільки часу буде займати? Поставити конретні дати.
  6. Результати базуються на основі ваших задач. Показати, що проект дасть. Скільки у вас задач, стільки ви прописуєте результатів. Результатів може бути на 1-2 позиції більше, ніж задач.
  7. Бюджет. Якщо це концепт – ви пишете просто суму, якщо проектна заявка, то розписуєте всі витрати, заповнюючи структуру бюджету. Якщо структури немає, то її можна взяти з прикладу інших донорів.

Додаткові:

  • Показники успішності. Кількісні – це, наприклад, кількість громадян, які відвідали ваші заходи або долучилися до вашої діяльності. Якісні показники – це, наприклад, розробленй і проведений моніторинг. Або ви розробили якісь тренінги.
  • Методологія моніторингу. Наприклад, якщо це кількість подій, то це реєстраційні листи.
  • Ризики – це те, що може піти не так. Є більш вірогідні ризики (держоргани не захочуть співпрацювати з певної теми). Ризики допомагають краще спланувати ваш проєкт.
  • Медійна кампанія. Це є дуже важливим компонентом.
  • Додатки (резюме, рекомендаційні листи,  програми заходів тощо).

SMART цілі

S конкретна. Коли чітко зрозуміло, чого ви хочете – вписана цільова аудиторія, що ви хочете їй дати, територія, на яку поширюється ваша ціль.

M – вимірна. Коли є кількісні показники, яких ви прагните

A – досяжна.. Разом з тим, ціль НЕ повинна бути занадто простою і не сміливою. Ціль має  бути дещо амбітна, щоб мотивувати вас та вашу команду до неї рухатись.

R – релеванта. Чи маєте ви ресурси для досягнення даної цілі? Як вона узгоджується з іншими вашими цілями?

T –  обмежена в часі. Має бути чіткий час, коли ви прагнете отримати результат – досягнути вашої мети.

Довідка. Клуби Активної Громади – діалог з громадянами про політичні реформи, відбуваються в рамках проекту «Право вибору», що підтримується Національним Демократичним Інститутом (NDI) за фінансування наданим Агентством США з Міжнародного Розвитку.

Примітка. Місія «Активної Громади»: досягнути добробуту через демократичний розвиток громад України. Мета на 2025 рік: активізувати та залучити щонайменше 1% громадян до участі у прийнятті рішень та просуванні реформ в Україні на системній основі для добробуту в громадах України. Ініціатива створена в межах діяльності Інституту «Республіка». Ми працюємо задля підвищення свідомої активності громадян.